CRM Vision – analiza zewnętrznego systemu

Jak wspominałem w poprzednim artykule, chciałbym przedstawić analizę zewnętrznego, już działającego rozwiązania obecnego na rynku. Uważam, ze przy projektowaniu systemów informatycznych jest to krok konieczny. Można mieć w głowie masę pomysłów i rozwiązań, ale bez analizy obecnych już systemów, nasza propozycja może okazać się mało funkcjonalna i nie odpowiadająca potrzebom klientów.

Wspominałem wcześniej, iż spotkałem się z wbudowanym systemem CRM w program ERP na którym pracuję obecnie (króciutko opiszę co zawiera i przejdę do CRM Vision – systemu który jest tematem tego wpisu). Jest to mały moduł, który zarządza głównie kontaktami firmowymi. Przykładowo mamy w bazie klienta Kowalski Sp. z o.o.. Standardowo prócz jego adresu, danych firmy i uwag można dopisać mu kontakty, czyli osoby pracujące w firmie. Każdej z osobna można przypisać stanowisko, dane kontaktowe, uwagi i jakieś tam szczegółowe dane. Z powyższych danych powstają nam działania/sprawy/kontakty – czyli operacje na kliencie i jego kontakcie. Może to być np. „kontakt telefoniczny w sprawie oferty”, „telefon w sprawie nieuregulowanej faktury” itp.  System umożliwia filtrowanie, sortowanie i wyszukiwanie danych.

CRM Vision, rozwiązanie firmy YourVision – IT Solutions sp. z o.o. – padło na ten system m.in. dlatego, że producent udostępnia darmową wersję demo systemu. Zaskoczył mnie również poziom rozbudowania systemu. Mnogość funkcji i ich intuicyjne rozplanowanie potwierdza tylko fakt, że podejście do projektowania i zarządzania rozwojem systemu stoi na najwyższym poziomie.

Pierwsze wrażenie

 

System wizualnie jest dobrze zaplanowany i wygląda na intuicyjny. Górna belka to główne menu określające podstawowe funkcjonalności – moduły. A jest tego sporo. Poczynając od podstawowych, kluczowych elementów systemu CRM jak DZIAŁANIA, KONTAKTY, KALENDARZ, RAPORTY, po TOWARY, FLOTĘ, PROJEKTY itd. Najbardziej interesującymi mnie funkcjonalnościami będą te kluczowe, operujące na klientach. Kliknięcie menu oczywiście odświeża nam cały obszar pod menu.

DZIAŁANIA

Mamy tutaj umieszczone sprawy, tzw TODO. Okno podzielone na pół. Po lewej stronie PLAN DNIA w formie tabeli, gdzie mamy szczegółowo opisane działania: kiedy, co i do kogo mamy wykonać. Każde zadanie ma swój opis i status (wykonanie / niewykonane). Sprawy mogą być filtrowane na m.in zaległe, otrzymane, zlecone. Tutaj muszę wspomnieć, iż sprawy można zlecać innym użytkownikom systemu: „Hej Jasiu. Dostałem maila od twojego klienta. Prosi o wycenę usługi najpóźniej jutro”. I Jasiowi wskakuje taka sprawa w plan dnia z opisem zlecona przez Marysię. Dodatkową, ciekawą funkcjonalnością jest zapis wersji roboczych spraw. W trakcie wprowadzania sprawy można ją zapisać do spraw roboczych i wrócić do jej wypełniania w przyszłości.

KONTAKTY

W module kontaktów znaleźć można funkcjonalności zarządzania kontaktami firmy. Producent przygotował dla nas okno główne, gdzie znajduje się lista wszystkich kontaktów, z możliwością filtrowania, sortowania i wyszukiwania – funkcje już chyba standardowe dla każdego okna z większą ilością danych. Kontakty można dzielić na grupy kontaktów, czyli np. na klientów pod względem województwa, biznesowego podziału (producenci, projektanci, pośrednicy itp.) itd. Do kontaktów system umożliwia dopisanie osób kontaktowych. Oprócz standardowo dopisywanych informacji, możemy nadać kategorię osoby, np. właściciel, osoba z działu księgowości, logistyk czy zakupowca. Kolejna opcja filtrowania wpada nam do worka:)
Inna funkcjonalnością w tym module jest opcja wysyłania maili… tak, dobrze przeczytałeś – wysyłania maili bezpośrednio z systemu CRM 🙂 Można tworzyć szkice i szablony mailu, które później bezpośrednio mamy opcję wysłać do naszych osób kontaktowych.

KALENDARZ

Producent systemu przewidział, jak w większości aplikacji organizujących pracę, moduł kalendarza. Bardzo zbliżony wyglądem i rozkładem do kalendarzy, które możemy znaleźć w Outlooku, czy Google Calendar. Kalendarz zawiera informację na temat zaplanowanych spraw. Dostępny jest podział widoku na dzień, tydzień, miesiąc. Opcje filtrowania wyszukiwania i sortowania – standard. Mona wybrać filtrowanie po użytkowniku, po kontakcie, kategorii i wielu innych opcjach.

ADMIN

Czyli centralny moduł administrowania systemem. Moduł, który skupia w sobie takie funkcjonalności jak kontrola i nadzór nad funkcjonowaniem systemu. Lista użytkowników systemu, role w systemie, prawa dostępu – to kluczowe zadania admina. Standardowo w rolach system definiuje administratora systemu, pracowników biurowych, księgowość, handlowców i szefa.
System umożliwia definiowanie własnych ról. Każdy rola w systemie odpowiada określonym prawom dostępu do danych funkcji systemu. Można je przydzielać do ról w zależności od własnych wymagań.  Prawa dostępu są zdefiniowane domyślnie przez system, nie można ich zmienić ani edytować.
Admin dodatkowo ma wgląd w logi systemu, dodatkowa ważna funkcjonalność dzięki której zapewniamy większe bezpieczeństwo aplikacji i możliwość kontrolowania, ale również wyszukiwania ewentualnych błędów działania.

System CRM Vision, prócz wyżej opisanych i wymienionych funkcjonalności zawiera w sobie wiele dodatkowych i ciekawych funkcji. Nie będę opisywał tu wszystkich, bo wpis ciągnąłby się w nieskończoność, a Wam odechciałoby się w końcu pewnie czytać. Dlatego zachęcam do zapoznania się osobiście z wersją demo na stronie producenta.

Podsumowując opisywany system CRM, gratuluję producentowi wytworzenia tak funkcjonalnego systemu. Oferuje wsparcie dla użytkownika w codziennej pracy, zarządza w sposób uporządkowany zgromadzonymi danymi. Jego często proste funkcjonalności, zapewniają użytkownikami maksimum wygody i szybkość reagowania na potrzeby użytkownika.

Cieszę się, że napisałem tą recenzję. Dzięki niej poznałem funkcjonalności, jakich możemy oczekiwać od systemu CRM i jakie potrzeby generują użytkownicy. Kluczowym w procesie analizy powinien być właśnie wywiad z użytkownikami, poznanie ich potrzeb, ich codziennych nawyków, powtarzających się operacji, zwłaszcza tych czasochłonnych. Jeśli uda mi się znaleźć takich użytkowników, to nie omieszkam zamieścić na ten temat wpisu.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *